Labin yleiseen ylläpitoon liittyvät alle 100 € hankinnat esim. limut, roskasäkit, wc-paperi jne. voi tehdä suoraan ja laskuttaa kuittia vastaan yhdistykseltä toimittamalla kulukorvaushakemus rahastonhoitajalle sähköpostitse. Tarkemmat ohjeet kulukorvaushakemuksen tekemiseen löytyvät omalta wiki sivulta. Jos olet ensimmäistä kertaa tekemässä hankintoja kannattaa hankinnasta keskustella etukäteen useamman jäsenen kanssa esimerkiksi yhteisön pikaviestinkanavilla jotta hankinnalle on selkeä yhteisön tuki.
Yli 100 € hankinnat hyväksytetään yhteisömiitissä. Hankintaehdotuksia voi tuoda yhteisömiitin käsiteltäväksi Nextcloudissa sijaisevan esityslistan kautta. Kerro mitä hankittiin, kuinka paljon ja mitä se maksoi.
Hyvä esimerkki yhteisömiittiin tuodusta kulukorvauksesta:
Maija / 141,86€ / 30cm x 100m ja 10cm x 100m siirtoteippiä teippileikkurille. Raha tulee takaisin teipistä materiaalimaksuina eli kyseessä on kulutushöydyke.
Yhteisömiitin hyväksynnän jälkeen kulukorvaushakemus tehdään kohdan Kulukorvaushakemukset ohjeiden mukaisesti rahastonhoitajalle sähköpostitse.
Myyjän suoralaskutuksille tulee aina olla hyväksyntä yhteisömiitiltä, yhdistyksen hallitukselta sekä rahastonhoitajalta.
Yhdistyksen jäsenet voivat hakea kulukorvauksia hankinnoista sähköpostitse. Kaikista hankinnoista on oltava tosite.
Otsikko: Kulukorvaushakemus
Sähköpostiin on kirjattava seuraavat tiedot:
Liitteiksi on aina laitettava tositteet hankinnoista luettavan laatuisena mieluiten pdf-muodossa.
Lähetä kulukorvaushakemus osoitteeseen rahastonhoitaja@tampere.hacklab.fi
Vaikka materiaalit ovat pääsääntöisesti ilmaisia, oletetaan niiden käyttö korvattavan tuomalla korvaavia, mieluiten vastaavia, materiaaleja pajalle, varsinkin jos kyseessä on suuri määrä käyttöä.
Esimerkki: Jos käytät vaikkapa 15 kpl M3-ruuvia, osta rautakaupasta 20 kpl ja laita tilalle. Ihan pienillä määrillä ei ole väliä.
Järkeä saa käyttää: Jos M3-ruuveja on laatikko täynnä, mutta M5:t ovat loppu, hanki niitä tilalle.
Jos käyt rautakaupassa tai tilaat ulkomailta tai tukusta tavaraa, voit kysellä muilta labilaisilta, mitä tarvisi hankkia.